O Microsoft Project ajuda gerentes de projeto a acompanhar o progresso, atribuir tarefas, gerenciar recursos e executar outras tarefas semelhantes. Originalmente lançado como um aplicativo baseado na Web, mas logo adaptado para uso de PC, o Microsoft Project possui ferramentas projetadas para ajudá-lo a trabalhar em vários projetos do zero. Inclui suporte para as etapas de planejamento e desenvolvimento de projetos, coleta e desenvolvimento de recursos, definição e análise de orçamento e rastreamento de projetos.
Existem muitos recursos úteis do Microsoft Project que ajudam você a trabalhar de forma mais produtiva. Seguem 7 recursos importantes:
1 – Planejamento e Agendamento
O planejamento e o agendamento constituem a etapa mais importante da gestão de projetos.
O que essa etapa implica? De início, ele especifica como e quando cada tarefa deve ser concluída. Em seguida, essas tarefas são atribuídas a vários membros da equipe e alocadas quaisquer recursos necessários. Isso torna todo o processo suave e transparente, com todos cientes de seus deveres e responsabilidades. Para garantir um gerenciamento preciso do projeto o Project utiliza:
• Priorização: Ajuda a priorizar as tarefas do seu projeto, eliminando surpresas e permitindo que sua equipe se concentre em abordar os assuntos mais importantes primeiro.
• Gerenciamento de tarefas: Permite que os gerentes de projetos definam as atividades envolvidas no projeto e decidam como devem ser atribuídos a diferentes membros.
• Calendário da equipe: Garante que todos os membros da equipe estejam sempre na mesma página. Os membros da equipe receberão notificações para as próximas reuniões e eventos e poderão sincronizar seus horários de trabalho para um fluxo de trabalho mais eficiente.
2 – Exibição da linha do tempo do projeto
Um dos melhores e principais recursos do Microsoft Project. Quando você está trabalhando em um projeto, você obviamente quer ter tudo em um só lugar e manter todos os horários sincronizados. Mas e se você precisar de alguém independente da equipe do projeto para acompanhar seu progresso e verificar como você está?
A resposta está na visão da linha do tempo do Microsoft Project. Isso apresenta todo o projeto com uma visão de cima para baixo de toda a obra.
Como você pode agregar valor à visão da linha do tempo? Primeiramente, você pode fazer algumas mudanças de formatação. As cores das fases do projeto podem ser alteradas, tarefas podem ser alinhadas e vários outros formatos podem ser ajustados. Tudo o que você precisa fazer para adicionar algo à sua linha do tempo é clicar com o botão direito do mouse na tarefa e selecionar a opção de adicioná-la. Você pode modificar a formatação para caber um e-mail, apresentação e assim por diante.
3 – Colaboração
A colaboração é importante para qualquer projeto. Cada atividade envolve muitas pessoas, então conectar todas elas em uma plataforma comum para que você possa compartilhar informações entre si.
• Compartilhamento de arquivos: o Microsoft Project permite compartilhar arquivos com outros membros da sua equipe. Isso garante que todos os membros tenham qualquer documentação relevante para que possam trabalhar no projeto com interrupções mínimas.
• Painel de equipe: Um painel de equipe é importante para ter uma visão geral das informações e estatísticas mais importantes relevantes para o seu projeto. Com a ajuda deste recurso do Microsoft Project, você pode adicionar vários gráficos, apresentações de dados e outros gráficos. Isso ajudará a tornar seu trabalho mais organizado, animado e visual.
• Compartilhar dados de clientes: Muitas vezes, simplesmente gerenciar suas próprias informações não é suficiente para o sucesso de um projeto. As vezes você precisa trabalhar os dados dos clientes e mantê-los armazenados com segurança. Essas informações devem ser acessíveis a todos os membros envolvidos no projeto para ajudar a orientar seu trabalho.
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4 – Relatórios
O relatório é um dos meios mais importantes para acompanhar o progresso de um projeto, pois permite monitorar quanto trabalho foi concluído e quanto resta. O Microsoft Project permite que você gere grandes relatórios com pouco esforço. O melhor de tudo, você pode até personalizar os dados e a estrutura de acordo com suas necessidades.
Você pode construir um relatório personalizado que atenda a todas as necessidades de sua equipe. Uma vez que você tenha todas as informações que gostaria de apresentar em mãos, a única coisa que você tem que fazer é puxar a interface de relatório, escolher os parâmetros que você deseja incluir e você está feito!
5 – Gestão de recursos
O Microsoft Project oferece muita flexibilidade quando se trata de gerenciar recursos e disponibilidade de projetos. Os recursos para um projeto poderiam ser monetários (como o orçamento alocado), as pessoas envolvidas (membros da equipe), salas de reunião e trabalho, matérias-primas e muito mais. Obviamente, um projeto virá com certas limitações no número de recursos que podem ser usados. As ferramentas de gerenciamento de recursos do Microsoft Project ajudam a rastrear e monitorar todos os recursos disponíveis e as formas potenciais pelas quais eles podem ser usados para o seu projeto.
Cada projeto é único e tem seus próprios requisitos de recursos. Esta ferramenta permite que você atribua e ordene adequadamente suas tarefas com base na disponibilidade e demanda de recursos, com a opção adicional de comprometer recursos específicos em tempo integral ou meio período, conforme necessário.
6 – Múltiplos Projetos
O Microsoft Project também permite trabalhar em vários projetos na mesma plataforma, facilitando o tratamento de diferentes projetos na mesma empresa ou equipe. Isso é definido pelo Plano Diretor de Projetos. Basicamente, quando você está trabalhando com muitos planos diferentes de projeto, você pode combinar todos eles para formar um plano mestre para usar à medida que você avança. Isso se mostra extremamente benéfico para os gerentes de projetos.
Cada aspecto de uma única ferramenta de projeto pode ser personalizado para formar um projeto mestre, seja alocação de recursos, planejamento de projetos ou rastreamento de progresso.
7 – Diferentes pontos de vista
O Microsoft Project é uma ferramenta única de gerenciamento de projetos, pois oferece uma série de visualizações diferentes. Por exemplo, você pode fazer uso de um Gráfico Gantt, um gráfico de uso de recursos, um calendário e muito mais. Permite que um gestor visualize o projeto de diferentes perspectivas e representações, tudo a partir de uma plataforma. Mas o melhor aspecto sobre esse recurso é que todas essas visualizações podem ser personalizadas em conjunto de acordo com os requisitos do projeto e combinadas para formar um grande plano de projeto.
O Microsoft Project possui muito mais ferramentas, todas voltadas para o gerenciamento de projetos. Com seu conjunto de planejamento, agendamento, alocação de recursos, rastreamento de progresso e ferramentas de apresentação, o Project é o pacote ideal para os gerentes de projetos. Isso porque ele agiliza seus projetos e ajuda você a se manter no caminho certo para projetar o sucesso. O programa está disponível nas duas formas de Padrão e Profissional, sendo esta última a escolha mais popular.
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